Noul trend în HR: externalizarea serviciilor de salarizare și administrare de personal

INTERVIU realizat de Florian Schiponca, pentru Sfin.ro, cu IOANA DUMITRU, managerul departamentului de outsourcing din cadrul Romanian Software “Anul trecut am implementat cu succes douăzeci și trei de proiecte de externalizare a serviciilor de salarizare și administrare de personal, pentru companii locale sau multinaționale. Iar anul acesta primim tot mai multe solicitări din partea unor companii mari şi foarte mari. Acest lucru arată că externalizarea proceselor de HR este un trend în ascensiune, iar faptul că vin spre noi ne confirmă că ne facem treaba bine.”

De-a lungul timpului, salarizarea și evidenţele de personal s-au ţinut sub diverse forme: de la registre manuale la tipizate, până la tabele digitale, precum Excel-ul, care însă nu mai fac faţă complexității și volumului de calcule actual. Acestea sunt doar o parte din multele motive care au dus la dezvoltarea unor soluţii informatice menite să optimizeze procesele de HR și să elimine erorile umane.

Despre modul modern, de ultimă generaţie, în care se face salarizarea și managementul de personal, stăm de vorbă cu Ioana Dumitru, managerul departamentului de outsourcing din cadrul companiei Romanian Software.

F.S. Cum ajung companiile, de obicei, la decizia de a externaliza serviciile de HR și salarizare?

I.D. În ultima vreme, asistăm la o mulţime de modificări pe piaţa muncii: contribuţiile au trecut în sarcina angajatului, s-a modificat modul de calcul al salariilor și al concediilor medicale, toate într-un ritm ameţitor. Toate aceste modificări înseamnă un volum enorm de muncă pentru specialiștii în salarizare ai companiilor. În aceste condiţii, erorile umane sunt inerente şi generează o mulţime de probleme, pe termen scurt şi mai ales pe termen lung când, de cele mai multe ori, se cuantifică în pierderi financiare însemnate. Și, în general, managerii companiilor, dar şi directorii de HR constată că departamentul de resurse umane devine ineficient, oamenii fiind încărcați în mare parte cu activități administrative sau legate de salarizare. Practic, nu mai au timp să se ocupe de ceea ce aduce valoare companiei. Apoi vine întrebarea firească: ce putem face pentru a îndrepta aceste probleme? Și așa ajung să caute soluții de externalizare.

F.S. Și ce servicii oferiţi dumneavoastră din vasta, hai să-i spunem, “bucătărie de HR”?

I.D. Noi acoperim pentru clienții noștri tot ceea ce înseamnă salarizare și administrare de personal, întocmim toate documentele necesare în relatia cu angajații, depunem REVISAL, reprezentăm clienții în faţa organelor de control, de exemplu inspecția muncii și autoritățile fiscale.

F.S. Practic vă asumaţi şi această responsabilitate, ceea ce e un mare avantaj pentru client.

I.D. Da, delegarea responsabilităţii este unul dintre avantajele majore ale externalizării. Practic noi ne ocupăm de tot ceea ce înseamnă transmiterea datelor în REVISAL şi de declaraţiile fiscale. Un alt avantaj major ar fi reducerea semnificativă de costuri, prin simplificarea departamentului de HR. Spre exemplu, avem un client mare, care, anterior externalizării serviciului către noi, avea douăzeci și cinci de angajați în departamentul HR. Ulterior preluării, au rămas doar patru oameni de legătură la client. În plus, calculele fiind făcute automatizat cu platforma noastră de HR, se elimină erorile umane.

Mai mult decât atât, aplicațiile noastre sunt integrate într-o singură bază de date: avem fluxuri automate pentru aprobări ale majorărilor salariale, cereri de concediu de odihnă, transfer de informații, lucru ce, deasemenea, elimină erorile umane.

F.S. Această nouă abordare, din punctul de vedere al ordinii interne a companiilor, va aduce schimbări dacă ne gândim numai la faptul că, în general, oamenii sunt obişnuiţi să existe birou de HR la care apelează direct, ori de câte ori au nevoie.

I.D. Biroul de HR va exista în continuare, dar într-o configuraţie mult restrânsă. Noi putem face toată activitatea operațională, iar specialiștii HR ai clientului se concentrează pe comunicarea cu angajaţii companiei. Astfel, își vor folosi timpul în mod eficient, axându-se pe acele activităţi care aduc plus valoare companiei şi angajaţilor.

F.S. Documentele odată semnate vor fi scanate şi se va întocmi un dosar electronic pentru fiecare angajat?

I.D. Consultanții noștri trimit documentele către clienți, pentru a fi semnate de angajați. Ulterior, acestea sunt scanate şi încărcate într-un modul special în platforma noastră, unde se vor păstra în format electronic, alături de documentele personale ale angajaților. Angajatorii au acces permanent la dosarul electronic al angajaților, de unde pot extrage diverse documente, fară a fi necesară analiza dosarelor fizice arhivate. Tot ce transmitem către client este parolat, în acord cu normele GDPR.

F.S. Ce anume oferă platforma dumneavoastră?

I.D. Clienții care beneficiază de serviciile noastre de externalizare au la dispoziție mai multe aplicații utile de gestionare a resurselor umane. Una dintre acestea este cea de pontajelectronic, care  gestionează orele lucrate, orele suplimentare, concediile de orice tip, și care se integrează cu aplicația de salarizare. Așadar, toate pontajele sunt centralizate automat și informațiile despre pontaj de la toți angajații se varsă în softul de salarizare. Tot din aplicația de pontaj se poate face şi planificarea zilelor de concediu, care poate fi văzută de manageri în timp real, inclusiv numărul de zile efectuate şi cele disponibile. O altă aplicație oferită clienților noștri este cea de administrare de personal, destinată managerilor şi departamentului intern de HR, cu ajutorul căreia se pot vizualiza, în timp real, toate modificările: contracte noi, încetări de contracte, acte adiţionale, etc. În plus, departamentul de HR poate genera în orice moment rapoarte de personal actualizate.

Platforma oferă clienților și un spaţiu personal al fiecărui angajat, unde acesta poate să-şi vizualizeze informaţiile personale, cele legate de contract, fluturaşul de salariu, etc. și unde poate să iniţieze cereri de concediu cu şi fără plată sau pentru evenimente deosebite, și alte cereri către HR. Sunt cazuri în care angajaţii îşi fac singuri pontajul, iar specialiștii HR verifică acuratețea datelor, eliminând astfel grija managerilor cu privire la aceste înregistrări.

Pe de altă parte, platforma permite o serie de notificări. Spre exemplu, se notifică expirarea unui contract de muncă, sau a unei perioade de probă, întoarcerea unui angajat din concediu pentru îngrijirea copilului, începerea unu nou contract sau ziua de naştere a fiecărui angajat, etc.

Aș mai menționa faptul că platforma noastră de HR, colorful.hr, poate fi achiziționată și de companiile care nu au serviciile de HR externalizate către noi, dar care vor să-și automatizeze și optimizeze procesele interne, într-un mod inteligent.

F.S. Serviciile dumneavoastră vizează şi relația cu autorități ale statului?

I.D. Da, noi pregătim dosarele pentru recuperarea sumelor de la Fondul Naţional Unic de Asigurări Sociale de Sănătate (FNUASS). Clientul se ocupă de semnarea acestora, iar noi le depunem în numele lor. Mai ţinem legătura şi cu Agenţia Naţională de Ocupare a Forţei de Muncă, raportând locurile de muncă vacante în funcţie de convenţiile existente și ulterior ținem evidența și raportăm locurile de muncă ocupate.

F.S. Vă ocupaţi şi de alte formalități, precum fişele de post?

I.D. Fişele de post sunt întocmite în interiorul companiilor, în funcţie de specificul şi nevoile proprii, dar noi le configurăm în sistemele noastre, fiind generate ori de cate ori e cazul. La cerere, putem oferi consultanță în vederea elaborării fișelor de post. În plus, putem face pentru clienții noștri comenzile de tichete de masă, fişierele de bancă pentru virarea salariilor şi plata taxelor şi contribuţiilor, precum și notele contabile conform cu formatul agreeat. Vă daţi seama ce ajutor înseamnă pentru o companie care are 2-3 mii de angajaţi?

F.S. Pentru ce tip de companii se pretează un astfel de serviciu? Aveţi module structurate în funcţie de mărimea companiei?

I.D. Noi punem la dispoziţia clienților noștri toate aplicațiile din platformă. Fiecare companie accesează acele aplicații care îi sunt necesare la un moment dat, având posibilitatea să facă upgrade oricând. Ca și clienți, avem de la companii cu un singur angajat până la companii cu 7.000 de angajați.

F.S. Câte companii administraţi în prezent?

I.D. Acum avem în jur de 200 de companii, care însumează aproximativ 25.000 de angajaţi. Vă dați seama ce volum mare de lucru implică! Desigur, noi suntem mândri că lună de lună toți acești oameni își primesc salariile datorită muncii noastre.

F.S. Cum ajung aceste companii să vină către voi?

I.D. Unele, prin recomandări de la clienții noștri, ceea ce arată încrederea lor în noi. Suntem prezenți la principalele evenimente de HR, avem prezență online, pe site-ul www.colorful.hr. Deci sunt multe canale prin care companiile pot intra în dialog cu noi!

F.S. Ca și concluzie, outsourcing-ul reprezintă viitorul…

I.D. Da, așa se pare! Cererea serviciilor de externalizare a crescut în mod constant. Anul trecut am implementat cu succes douăzeci și trei de proiecte de externalizare a serviciilor de salarizare și administrare de personal, pentru companii locale sau multinaționale. Iar anul acesta primim tot mai multe solicitări din partea unor companii mari şi foarte mari. Acest lucru arată că externalizarea proceselor de HR este un trend în ascensiune, iar faptul că vin spre noi ne confirmă că ne facem treaba bine.

Sursa: Sfin.ro

 

NNDKP

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here